Útgáfa 4.0

Persónuverndarstefna Sýnar hf.

Sýn hf. er umhugað um persónuvernd, við tökum hlutverk okkar alvarlega og leggjum ríka áherslu á að varðveita persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög og reglur. Með persónuverndarstefna þessari viljum við gera þér grein fyrir hvernig söfnun, geymsla og annarri vinnslu persónuupplýsinga er háttað hjá okkur. Sýn vinnur aðeins með persónuupplýsingar þínar í lögmætum tilgangi og ýmistsamkvæmt lagaskyldu, með upplýstu samþykki þínu eða á grundvelli lögmætra hagsmuna sem við gætum.

Umfang og ábyrgð

Ábyrgðaraðili vinnslunnar er Sýn hf. Félagið eru fjarskipta og fjölmiðlafyrirtæki og um slíka starfsemi gilda lög um fjarskipti nr. 75/2021 og lög um fjölmiðla nr. 38/2011.

Stefnan nær til stjórnar, starfsfólks félagsins og verktaka. Einnig er persónuverndarstefna grunnur að þeim vinnslusamningum sem Sýn gerir við þá sem vinna með persónuupplýsingar fyrir hönd Sýnar.

Tegundir persónuupplýsinga sem Sýn safnar

Almennar og grunnupplýsingar

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er forsenda þess að Sýn geti veitt þér þjónustu. Vinnsla persónuupplýsinga sem fer fram hjá okkur eða er framkvæmd á okkar vegum er á ábyrgð Sýnar hf. Persónuupplýsingum um viðskiptavini okkar er safnað með mismunandi hætti en það fer eftir hvaða þjónusta er notuð í hvert sinn. Almennar persónuupplýsingar sem við söfnum eru m.a.:

Grunnupplýsingar þ.e. nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer, netfang, eftir atvikum hjúskaparstaðu, nafn maka, barna og tengdra aðila.

• Samskiptaupplýsingar, öll samskipti þín við okkur,s.s. tölvupóstur, netspjall, skrifleg og munnleg samskipti s.s. á samfélagsmiðlum.
• Upplýsingar um viðskiptasambönd, s.s. samningar, tegund þjónustu og vörukaup.
• Fjárhagsupplýsingar, upplýsingarsem tengjast núverandi og fyrrverandi viðskiptum, viðskiptayfirlit, viðskiptasaga, innheimtuferli, vanskil og önnur atriði sem tengjast reikningagerð.
• Tæknilegar upplýsingar, búnaður, tæki eða smáforrit (app) sem notuð er til að tengjast vef Sýnar og mínum síðum.
• Opinberar upplýsingar og upplýsingar frá þriðja aðila t.d. þjóðskrá og Creditinfo.
• Upplýsingarsem safnast með rafrænum hætti, þ.e. hljóð- og myndbandsupptökur sem safnast í símkerfum eða myndavélakerfum í húsnæðum Sýnar.
• Aðrar upplýsingar. Ofangreind upptalning er ekki tæmandi og getur verið að við vinnum aðrar upplýsingar um þig sem nauðsynlegar eru hverju sinni t.d. við framleiðslu sjónvarpsefnis.

Fjarskiptaþjónusta og fjarskiptanet

Upplýsingar úr fjarskiptakerfinu verða til þegar þú notar fjarskiptaþjónustu okkar. Um fjarskiptaþjónustu gilda auk laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga m.a. lög nr. 70/2022 um fjarskipti og fjarskiptanotkun. Persónuupplýsingar sem við söfnun við notkun á fjarskiptaþjónustu eru m.a.

• Almennar og grunnupplýsingar, sjá upptalningu hér fyrir ofan en auk þess söfnum við upplýsingum um SIM/ESIM kort fyrir farsíma, IP tölur, notendanöfn, þjónustutengingar,dagsetningar, tímasetningar, hverjum var tengst og magn gangflutnings til viðkomandi notenda.
• Fjarskiptaupplýsingar, upplýsingar um umferð, notkun um fjarskiptakerfi Sýnar t.d. staðsetning, dagsetning, tímalengd símtala og magn og móttaka og sending smáskilaboða og talskilaboða.
• Númerflutningsupplýsingar þ.e. fráfarandi fjarskiptafélag við númeraflutning.
• Fyrir netaðgangsþjónusta þ.e. notendanöfn, notkun á netbeini, IP tölur á stóttum vefsíðum gagnamagn.

Fjölmiðlaþjónusta

Upplýsingar verða til þegar þú notar fjölmiðlaþjónustu Sýnar og um þjónustuna gilda, auk laga um persónuvernd, m.a. lög um fjölmiðla nr. 38/2011. Persónuupplýsingarnar sem við söfnun þegar þú notar fjölmiðlaþjónustuna eru m.a.:

• Almennar og grunnupplýsingar, sjá upptalningu hér fyrir ofan en auk þess söfnum við upplýsingum um áhorf og aðrar aðgerðir í myndlykli þ.e. upplýsingar um tíma, dagsetningu áhorfs og myndefni sem pantað var eða horft á í þeim tilgangi að veita tillögu um áhorf á sambærilegri tegund myndefnis.
• Upplýsingar um notkun og tengingu við myndlykla, smáforrit (app) og vefsíður.
• Upplýsingar um hegðun og notkun í viðmótunum t.d. við leit á efni á Bylgjuappinu, í hlaðvörpum og á vefsíðum.
• Persónuupplýsingar verða jafnframt til við fréttaflutning og dagskrágerð.

Í hvaða tilgangi notum við persónuupplýsingarnar?

Sýn vinnur persónuupplýsingar í skýrum og yfirlýstum tilgangi líkt og persónuverndarlögin, reglugerðir og innri reglur fyrirtækisins gera kröfur um. Við notum persónuupplýsingar aðeins til að veita þér umbeiðna þjónustu eða nauðsynlegar upplýsingar m.a.

• Til að upplýsa um nýjar eða breytingar á vörum, þjónustu eða viðskiptaskilmála.
• Svara fyrirspurnum.
• Koma á tengingu við fjarskiptakerfi annarra fjarskiptafyrirtækja.
• Samkeyra persónuupplýsingar þínar við viðskiptasögu þína í viðskiptamannakerfi okkar.
• Gefa út reikninga vegna veittrar þjónustu.
• Tryggja fjarskiptasamband erlendis.
• Framkvæma gæðamælingar á þjónustu með það fyrir augum að bæta þjónustu og þjónustuframboð.
• Við leiðréttingar, afgreiðslu ábendinga og til að leysa deilumál.
• Koma í veg fyrir ólögmæta háttsemi eða misnotkun kerfa.
• Byggja upp og vernda fjarskiptakerfin okkar.
• Til að geta selt og veitt þér betri fjölmiðlaþjónustu.

Með samþykki þínu kunnum við einnig að nota persónuupplýsingar þínar í markaðslegum tilgangi svo sem með gerð persónusniðmáts, til að geta veitt þér upplýsingar um vörur okkar eða þjónustu sem hentar þér best og sníða tilboð,sem við sendum þér, að þínum þörfum. Þú getur afturkallað samþykki þitt hvenær sem er.

Þinn réttur

Þú átt rétt á að fá aðgang að og í ákveðnum tilfellum afhent afrit af persónuupplýsingum þínum sem við höfum unnið með. Jafnframt átt þú rétt á að óska eftir leiðréttingu ef persónuupplýsingar þínar hjá okkur eru rangar. Við ákveðnar aðstæður hefur þú heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þessum réttindum er nánar lýst í lögum um persónuvernd, sbr. nú 17. og 20. gr. laga nr. 90/2018. Þú átt samkvæmt síðarnefndu lagagreininni einnig rétt á að flytja eigin gögn eða að við takmörkum vinnslu persónuupplýsinga um þig, að uppfylltum nánar tilteknum skilyrðum. Þú átt einnig rétt á að andmæla vinnslunni skv. 21. gr. laganna. Þá átt þú að auki rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd vegna vinnslunnar. Skrifstofa hennar er að Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík og netfang hennar er postur@personuvernd.is

Varðveisla gagna og upplýsingaöryggi

Við skráningu og meðhöndlun persónuupplýsinga hjá okkur erum við ávallt með öryggi að leiðarljósi og erum við með vottað stjórnkerfi upplýsingaöryggis samkvæmt upplýsingaöryggisstaðlinum ÍST ISO/IEC 27001:2013. Vottunin staðfestir að til staðar hjá okkur er virkt stjórnkerfi í samræmi við staðalinn. Við höfum m.a. sett okkur stefnur og verklagsreglur um upplýsingaöryggi og friðhelgi einkalífsins og aðgangsstýringu. Með reglubundinni fræðslu og þjálfun stuðlum við jafnframt að virkri öryggisvitund starfsfólks okkar.

Hafir þú spurningar eða ábendingu um meðferð persónuupplýsinga hjá okkur getur þú haft samband við persónuverndarfulltrúann með því að senda tölvupóst á netfangið personuverndarfulltrui@syn.is, fylla út eyðublað sem er að finna á Mínum síðum eða með bréfpósti til Sýn, merkt persónuverndarfulltrúa á Suðurlandsbraut 8, 105 Reykjavík.

Ef þú telur að persónuupplýsingar þínum hafi verið stefnt í hættu hjá okkur óskum við eftir að þú sendir okkur upplýsingar um það sem fyrst. Við bendum jafnframt á að hægt er að tilkynna atvik til beint til Persónuvernd sem fer með eftirlit með vinnslu persónuupplýsinga ef grunur er um að brotið hafi verið gegn fyrirmælum laga og reglna. Jafnframt er hægt að tilkynna til Fjarskiptastofa um meðferð fjarskiptaupplýsinga enda bera þeir ábyrgð á eftirliti með meðferð fjarskiptaupplýsinga og öryggi fjarskiptakerfa.

Veiting upplýsinga til þriðja aðila

Við kunnum að veita þriðja aðila upplýsingar um þig til að fullnægja lagaskyldum eða til að hægt sé að veita umbeðna þjónustu t.d. vegna samtenginga neta, reikisamninga, innheimtu eða vanskila. Ef þriðji aðili er fenginn til að vinna verkefni sem felur í sér vinnslu persónuupplýsinga er ávallt gerður við hann vinnslusamningur þar sem fram koma skilyrði um meðferð og öryggi gagna og upplýsinga. Komi til vanskila af þinni hálfu kunnum við að fela þriðja aðila að innheimta vangoldna reikninga og jafnframt að veita fyrirtæki líkt og CreditInfo þær upplýsingar.

Samkvæmt 98. gr. laga nr. 70/2022 um fjarskipti er okkur skylt að veita opinberum aðilum s.s. lögreglu, sjúkraflutningsmönnum og slökkviðliði upplýsingar um staðsetningu búnaðar án samþykkis þíns. Sú notkun upplýsinganna er einungis heimil í þeim tilgangi að staðsetja neyðarsímtöl eða búnað notanda þegar lögregla telur að líf sé í bráðri hættu og upplýsingarnar eru nauðsynlegar til að afstýra því.

Geymslutími gagna

Almennar reglan hjá okkur er að persónuupplýsingar skal geyma eins stutt og kostur er og aldrei lengur en lög heimila. Geymslutími upplýsinganna er ákvörðuð út frá mismunandi nauðsyn á varðveislu efir eðli þeirrar þjónustu sem lýst hefur verið hér fyrir ofan. Geymslutíminn ræðst m.a. af fyrningarreglum sem gilda um gögnin:

• Almennar og grunnupplýsingar um áskrifanda er eytt eða þau gerð ópersónugreinanlega sex mánuðum eftir að viðskiptasambandi líkur. Það gildir þó ekki um fjárhagsupplýsinga.
• Notandi, símanúmer, IP tölur, eða notendanafn, þjónustutengingar, tímasetningar, hverjum var tengst og magn gagnaflutnings til viðkomandi notenda eru geymd í sex mánuði.
• Fjárhagsupplýsingar og bókhaldsgögn eru geymd í 7 ár í samræmi við bókhaldslög.
• Fjarskiptaumferð notenda eru geymd í sex mánuði.
• Persónuupplýsinga sem verða til við fréttaflutning og dagskrágerð eru varðveitt í samræmi við lög þar um.

Persónuverndarstefna er endurskoðuð á tveggja ára fresti eða oftar ef sérstök þörf krefur.

Útgáfa 4.0 Reykjavík 24.03.2023

Yngvi Halldórsson, forstjóri.