Útgáfa 3.0

Persónuverndarstefna Sýnar hf.

Viðskiptavinir okkar verða að geta treyst fyrirtækinu fyrir persónuupplýsingum þegar þeir nota þjónustu fyrirtækisins. Við tökum hlutverk okkar alvarlega og leggjum því ríka áherslu á að varðveita persónupplýsingar þínar eftir því sem best verður á kosið. Með Persónuverndarstefnu þessari viljum við gera þér grein fyrir hvernig söfnun, geymslu og vinnslu upplýsinga er háttað. Við vinnum aðeins með persónuupplýsingar þínar í lögmætum tilgangi eða samkvæmt upplýstu samþykki.

Söfnun og notkun persónuupplýsinga

Grunnupplýsingar

Til að geta veitt þér þjónustu getum við þurft að móttaka ýmsar persónuupplýsingar svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang og símanúmer. Til að auka þjónustustig okkar höfum við gert samning við Þjóðskrá og frá þeim fáum við uppfærðar grunn- og viðbótarupplýsingar um þig (sjá nánar á www.skra.is). Við notkun þessar upplýsingar meðal annars til að uppfæra bannskrá. Þegar þú hringir í þjónustuverið hjá okkur þá leitar símkerfið að þér í framlínukerfinu og birtir þitt viðskiptamannaspjald. Með þessari vinnslu verður þjónustan við þig skilvirkari. Vörur okkar eru oft samnýttar á heimilum og því vinnu við með fjölskyldunúmer frá þjóðskrá til að sjá fjölskyldustöðu. Þessar upplýsingar eru til dæmis notaðar þegar fjölskyldumeðlimur hringir inn í þjónustuver til að fá aðstoð með samnýtta þjónustu, eins og sjónvarp eða internet. Við notum þessar upplýsingar einnig til að tryggja að ekki séu keyptar margar samnýttar þjónustur á sama heimilið.

Þjónustuupplýsingar

Upplýsingar um viðskipti þín, svo sem tegund þjónustu, vörukaup, reikningssögu, reikningsupphæðir, skuldastöðu, áfyllingarsögu og önnur atriði sem tengjast reikningagerð eru líka vistaðar.

Móttaka og geymsla

Við tökum á móti upplýsingum ýmist á sölustöðum okkar eða umboðsmanna um allt land, í síma, á netspjalli eða eftir öðrum samskiptaleiðum. Þjónustusímtöl kunna að vera tekin upp og er meðhöndlun þeirra í samræmi við ákvæði laga og reglna. Fjarskiptakerfin okkar skrá þá umferð sem fer um kerfin svo sem símtöl í fastlínu og farsíma, smáskilaboð, auk vefumferðar og nær sú skráning til tíma og dagsetningar, lengd símtals eða veftengingar og staðsetningar. Öll gögn eru vistuð á kerfum Sýnar eða hjá viðurkenndum rekstraraðilum.

Notkun

Við notum þessi gögn aðeins til að veita þér umbeðna þjónustu eða nauðsynlegar upplýsingar, svo sem um breytingu á þjónustu eða skilmálum, til að koma á tengingu við fjarskiptakerfi annarra fjarskiptafyrirtækja, til að geta gefið út reikninga vegna veittrar þjónustu, til að tryggja fjarskipti í útlöndum, til gæðamælinga á þjónustu með það fyrir augum að bæta þjónustu og þjónustuframboð, við lausn deilumála, til að bæta tjón, til að koma í veg fyrir ólögmæta háttsemi eða misnotkun kerfa og til að byggja upp og vernda fjarskiptakerfin okkar.

Með samþykki þínu kunnum við einnig að nota upplýsingar til markaðsrannsókna, svo sem með gerð persónusniðmáts, í því skyni að geta veitt upplýsingar um þær vörur okkar og þjónustu sem henta þér best og sniðið tilboð að þínum þörfum.

Lög um fjarskipti mæla fyrir um skyldu fjarskiptafyrirtækja, í þágu rannsókna sakamála og almannaöryggis, til að varðveita lágmarksskráningu gagna um fjarskiptaumferð notenda í sex mánuði. Eftir þann tíma er gögnum eytt, eða þau gerð ópersónugreinanleg. Þegar þú hættir í viðskiptum við okkur eyðum við gögnum, eða þau gerð ópersónugreinanleg, sem þú hefur látið okkur í té, eins og til dæmis pantanir og þjónustubeiðnir.

Fjarskiptaleynd og öryggi fjarskiptakerfa

Um öryggi gagna um fjarskiptaumferð og fjarskiptanotkun gilda ákvæði laga um fjarskipti nr. 81/2003. Þar er að finna sérstök fyrirmæli um meðferð gagnanna og leynd fjarskipta. Allir starfsmenn okkar eru þannig lögum samkvæmt bundnir þagnarskyldu um allt sem tengist fjarskiptaumferð og fjarskiptanotkun. Hlustun, upptaka, geymsla eða hlerun fjarskipta er með öllu óheimil nema með samþykki notanda eða samkvæmt fyrirmælum í lögum svo sem vegna rannsóknar sakamáls. Brot gegn þagnarskyldu varðar fangelsi allt að tveimur árum.

Almenna reglan er sú að gögn um fjarskiptanotkun sem nauðsynleg eru til reikningagerðar og uppgjörs fyrir samtengingu má geyma þar til ekki er lengur hægt að véfengja reikning eða hann fyrnist.

Lög um fjarskipti fela einnig í sér ríkar skyldur til fjarskiptafyrirtækja til að tryggja öryggi fjarskiptakerfa. Í samræmi við fyrirmæli laganna höfum við sett okkur öryggisstefnu, framkvæmum reglulega áhættumat og höfum gripið til víðtækra öryggisráðstafanna í okkar kerfum til að tryggja vernd gagna.

Veiting upplýsinga til þriðja aðila

Í vissum tilvikum kunnum við að veita þriðju aðilum upplýsingar um þig til að hægt sé að veita umbeðna þjónustu, til dæmis vegna samtengingar nets og reikis. Ef þriðji aðili er fenginn til að vinna tiltekið verk fyrir Sýn sem felur í sér meðhöndlun persónuupplýsinga er gerður vinnslusamningur við þann aðila þar sem sett eru skilyrði um meðferð og öryggi gagna. Þá getum við veitt þriðja aðila upplýsingar að þinni beiðni, svo sem vegna skráningar í símaskrá. Eins og nánar er kveðið á um í lögum um fjarskipti getur okkur í vissum tilfellum verið skylt að veita opinberum aðilum upplýsingar.

Verði vanskil af þinni hálfu kunnum við að veita fyrirtækjum eins og Creditinfo upplýsingar um vanskilin. Ef nauðsynlegt reynist að fela þriðja aðila innheimtu vangoldinna reikninga afhendum við innheimtuaðila þær upplýsingar sem eru nauðsynlegar til að reka slíkt mál. Afhending upplýsinga er háð gerð vinnslusamnings við viðkomandi aðila þar sem kveðið er á um meðferð og öryggi gagna.

Samkvæmt lögum um fjarskipti er okkur í vissum tilvikum skylt að veita viðurkenndum aðilum, svo sem lögreglu, slökkviliði, sjúkraflutningamönnum eða björgunarsveitum, upplýsingar um staðfestingu búnaðar til að hægt sé að staðsetja neyðarsímtöl.

Persónuvernd á vefsíðum okkar

Allir geta heimsótt vefsíður okkar án þess að skrá þurfi inn persónuupplýsingar. Notkun á þjónustusíðum okkar er hins vegar eingöngu aðgengileg með auðkenningu.

Þegar þú heimsækir vefsíður okkar skráum við upplýsingar um tenginguna, þ.e. IP-tölu, tegund vafra, tegund tækja og hvaða síður þú skoðar. Þessar upplýsingar notum við eingöngu í tölfræðilegum tilgangi til að bæta gæði vefsíðna og þjónustu.

Það kann að vera að við notum vefkökur (e. cookies) og sambærilega tækni til þess að safna upplýsingum um notkun þína á vefsíðum félagsins. Gerir þetta okkur kleift að hanna vefsíður okkar þannig að þær gagnist þér sem best. Nánar má lesa um vefkökur í skilmálum Sýnar um notkun á vefkökum.

Persónuvernd fyrir netspjall og spjallmenni Sýnar

Öll samskipti í gegnum netspjall og við spjallmenni Sýnar eru vistuð í gagnagrunni fyrirtækisins í þeim tilgangi að tryggja rekjanleika viðskipta og öryggi viðskiptavina. Upplýsingar úr samtölum eru nýttar til að betrumbæta Vöku og upplifun notandans af spjallmenninu. Öll misnotkun notenda á netspjalli og spjallmenni varðar við lög.

Sýn nýtir sér þjónustu þriðja aðila, svokallaðs vinnsluaðila skv. lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Upplýsingar sem berast í gegnum spjallgluggann eru unnar af Ultimate.ai (https://www.ultimate.ai). Öll aðkoma þriðju aðila byggir á skriflegum vinnslusamningum í samræmi við lög um persónuvernd. Sýn mun ekki miðla persónuupplýsingum þínum til annarra aðila nema stofnuninni sé það skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar.

Netspjall og spjallmenni Sýnar eru eingöngu ætluð fyrir almennar fyrirspurnir og aðstoð við viðskiptavini. Óheimilt er að endurbirta þær upplýsingar sem fram koma í netspjalli og frá spjallmenni, dreifa þeim, fjölfalda eða afrita þær með nokkrum hætti. Þá er jafnframt óheimilt að birta ólögmætt eða ósæmilegt efni í netspjalli og spjallmenni Sýnar.

Sýn ber ekki í neinum tilvikum ábyrgð á tjóni sem kann að hljótast af upplýsingum sem birtar eru, eða bent er á, í gegnum netspjall eða spjallmenni fyrirtækisins, né tjóni sem rekja má beint eða óbeint til notkunar á netspjalli eða spjallmenni fyrirtækisins. Þá ber Sýn ekki í neinum tilvikum ábyrgð á tjóni sem rekja má til þess að ekki er hægt að nota netspjall eða spjallmenni, um skemmri eða lengri tíma.

Notendum netspjallsins og spjallmennisins er bent á að senda aldrei viðkvæmar upplýsingar í gegnum netspjallið, til dæmis lykilorð eða kortanúmer.

Þinn réttur og Mínar síður

Þú hefur rétt á að óska eftir leiðréttingu á röngum persónuupplýsingum og eyðingu þinna upplýsinga. Að auki átt þú rétt á að fá afhentar persónuupplýsingar sem þú hefur afhent okkur og við vinnum með, en sá réttur virkjast ef þú hefur veitt samþykki fyrir vinnslunni eða ef við eigum í samningssambandi. Dæmi um upplýsingar sem þú getur óskað eftir að fá afhent

Þú átt einnig rétt á að fá aðgang að þínum persónuupplýsingum sem þú hefur afhent okkur. Í því sambandi viljum við benda þér á þjónustusíður Sýnar (minar.stod2.is og minar.vodafone.is), en þar getur þú fengið aðgang að upplýsingum sem tengjast þínum þjónustum. Sem dæmi um upplýsingar sem eru á þjónustusíðunum eru þjónustuleiðir, notendur, upplýsingar um greiðanda, yfirlit símanotkunar og gagnamagns, kaupsaga frelsis, leigðar myndir, reikningar og fleira.

Allar fyrirspurnir og beiðnir ætti að vísa til persónuverndarfulltrúa félagsins, personuverndarfulltrui@syn.is.

Vinnsla í markaðslegum tilgangi

Þú getur stjórnað notkun persónuupplýsinga í markaðslegum tilgangi á hverjum tíma. Þetta gerir þú meðal annars með því að hringja í þjónustuver okkar (1414) og óska eftir breytingum eða heimsækja verslanir okkar.

Hvernig getur þú tilkynnt um atvik?

Ef þú telur að persónuupplýsingunum þínum hafi verið stefnt í hættu óskum við eftir því að fá upplýsingar um það. Vinsamlegast fyllið út þetta eyðublað.

Einnig er hægt að tilkynna atvik til eftirlitsstofnanna. Persónuvernd fer með eftirlit með meðferð persónuupplýsinga og Póst- og fjarskiptastofnun fer með eftirlit með meðferð fjarskiptaupplýsinga og öryggi fjarskiptakerfa. Hægt er að beina kvörtunum til þessara stofnanna ef grunur leikur á um að brotið hafi verið gegn fyrirmælum laga og reglna.

Hafðu samband

Ef þú hefur spurningar um vernd þinna persónuupplýsinga hafðu þá samband við okkur. Hringdu í 1414 ef þú ert á Íslandi. Hringdu í +354-5999009 ef þú ert staddur utan Íslands.

Hér er heimilisfang okkar ef þú vilt senda okkur bréfpóst: Sýn hf. b.t. persónuverndarfulltrúi Suðurlandsbraut 8 108 Reykjavík Ísland

Breytingar á stefnunni

Persónuverndarstefna þessi kann að taka breytingum vegna nýrra lagafyrirmæla eða túlkunar eftirlitsstofnanna á framkvæmd laga um persónuvernd. Við mælum þess vegna með því að þú kynnir þér reglulega persónuverndarstefnu Sýnar.